Le standard téléphonique externalisé est une solution intéressante pour de nombreuses entreprises, en particulier pour les PME et TPE. Avant de l’adopter, il est important de comprendre ses avantages mais aussi les nouvelles alternatives existantes !
Pourquoi choisir un standard téléphonique externalisé ?
Choisir un standard téléphonique externalisé, c’est confier à un prestataire externe un ensemble de tâches autrefois gérées en interne pour bénéficier de son expertise et de ses ressources.
Comment ça marche ?
Le standard téléphonique de l’entreprise, quand il est externalisé, n’est plus géré dans les locaux.
C’est le prestataire choisi qui héberge les équipes qui en ont la charge. Ce type de dispositif a été rendu possible par la généralisation de la téléphonie IP, qui utilise le réseau internet.
Tous les appels destinés à l’entreprise (ou seulement une partie) passent alors par ce prestataire, qui les traitent ou les redirigent vers les collaborateurs appropriés en fonction de leur objet.
Améliorer sa disponibilité grâce au standard téléphonique externalisé
L’un des avantages de l’externalisation est qu’elle permet d’offrir une plus grande disponibilité à vos clients et prospects.
En effet, en bénéficiant d’effectifs plus larges dédiés à cette tâche, vos horaires d’attention pourront être plus amples, ce qui bénéficiera à votre relation client en renforçant le sentiment de proximité.
De plus, les appelants auront beaucoup moins souvent à patienter pour qu’un interlocuteur leur réponde.
Gagner en qualité d’accueil
Par ailleurs, confier ces tâches à des spécialistes permet à des entreprises de taille réduite de bénéficier de la même qualité d’accueil téléphonique que des structures de plus grande taille.
Grâce à leur professionnalisme et à leur équipes spécialisées, vos clients recevront un accueil d’une qualité régulièrement élevée plus certainement qu’avec une équipe réduite en interne.
Une plus grande souplesse
Externaliser son standard téléphonique, c’est aussi se donner la possibilité d’une plus grande souplesse de gestion.
Il est en effet généralement possible de modifier le service offert par le prestataire qui en a la charge, au fil de l’évolution des besoins de l’entreprise.
Une nouvelle forme de standard téléphonique externalisé : le chatbot vocal
Le chatbot vocal, ou voicebot, est une nouvelle technologie qui permet à un serveur informatique de remplir des fonctions de standard téléphonique.
Un robot à voix humaine
Le chatbot vocal conçu par Bob-le-Bot est doué d’intelligence artificielle, ce qui lui permet d’interagir avec des humains. Grâce au traitement automatique du langage naturel (TALN) et à sa voix de synthèse, il peut tenir des conversations téléphoniques élaborées.
Il est donc capable d’assurer les tâches classiques d’un standardiste : il répond aux appels, prend en charge les demandes simples auxquelles il peut répondre, redirige les plus complexes vers les collaborateurs de l’entreprise, voire enregistre des messages si nécessaire.
Les avantages du chatbot vocal
L’intégration de cette technologie présente de nombreux atouts. Entièrement informatisée, elle permet de s’affranchir des contraintes liées aux équipes humaines.
Le chatbot vocal est ainsi constamment disponible, quels que soient l’heure ou le jour. Doté d’une capacité de travail quasiment illimitée, il n’est jamais débordé et ne fait donc jamais attendre les appelants.
Par ailleurs, il dispose de fonctions étendues, notamment en matière d’analyse statistique des appels.
Enfin, il s’agit d’un outil évolutif et contrôlable directement par l’entreprise qui l’a adoptée. A l’issue d’une courte formation, les personnes qui en ont la charge peuvent en effet le paramétrer en fonction des besoins de l’entreprise.