Trop souvent négligé, le standard téléphonique remplit pourtant des fonctions importantes au sein d’une entreprise. Il est son image et le lieu où se joue une part importante de la relation client.
Avec les progrès technologiques des dernières années, de nombreuses possibilités pour remplir ces fonctions sont apparues. Il est parfois difficile d’identifier la meilleure solution pour votre standard téléphonique.
Nous vous présentons ici les principaux choix qui s’offrent à vous.
Le standard téléphonique physique
Le standard téléphonique physique a longtemps été le plus répandu. Il représentait la seule solution pour gérer efficacement les appels d’une entreprise.
Aujourd’hui, même si le matériel peut être loué plutôt qu’acheté, l’investissement qu’il implique et la complexité de sa gestion en font un outil dépassé.
Il oblige à recourir à des prestataires multiples. L’équipementier vend ou loue le matériel, le prestataire de services se charge son entretien, et l’opérateur téléphonique met son réseau à disposition.
Cette multiplication des intervenants entraine des coûts importants, et rend la résolution d’éventuels problèmes techniques plus compliquée, car il n’est pas toujorus aisé de savoir quel prestataire doit les résoudre.
Le standard téléphonique virtuel
Une solution plus récente consiste à utiliser un standard téléphonique virtuel. Toutes les fonctions autrefois assurées par un standard téléphonique physiquement présent dans les locaux de l’entreprise sont alors dématérialisés et passent par un cloud.
Ce type de standard permet de personnaliser un répondeur ou une musique d’attente, d’enregistrer les appels, de les transférer vers un téléphone fixe ou portable, d’envoyer et de recevoir des SMS, etc.
Cette solution présente des atouts non négligeables. Moins coûteux que le standard téléphonique physique, elle est aussi plus flexible. De plus, elle permet un gain de place dans les locaux de l’entreprise.
Cependant, elle partage quelques inconvénients avec le standard physique, principalement dus au fait que les appels doivent toujours être pris en charge par des salariés de l’entreprise. Cette contrainte implique des coûts importants, une grande disponibilité des personnes affectées à cette tâche et une amplitude horaire limitée.
Le voicebot, meilleure solution pour votre standard téléphonique
C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises choisissent le voicebot, chatbot vocal ou encore agent conversationnel, pour gérer les appels entrants.
Cette solution proposée par Bob-le-Bot présente de nombreux avantages.
Des fonctions étendues
D’une part, le voicebot remplit des fonctions bien plus vastes qu’un standard téléphonique physique ou virtuel. Il est bien sûr capable d’assurer les fonctions de base : répondeur, transferts, enregistrement des appels, etc.
Mais il peut aussi gérer une partie des appels de manière autonome, sans aucune intervention humaine. Ainsi, il répond aux demandes simples des appelants sans aide extérieure. S’il n’est pas en mesure de le faire, il transfère alors l’appel à la personne la plus qualifiée et disponible pour répondre au client.
Par ailleurs, il dispose de fonctionnalités développées pour la collecte d’informations sur les appels entrants et sortants et leur gestion statistique, incluant les thèmes des appels.
La solution pour un standard téléphonique disponible 24h/24 et 7j/7
Les fonctions habituellement remplies par un standard téléphonique ET par un standardiste peuvent ainsi être assurées sans intervention humaine 24h/24 et 7j/7.
Les coûts sont donc nettement réduits et, surtout, vous offrez à vos interlocuteurs la possibilité d’entrer en contact avec vous à tout moment.
Un outil directement contrôlable par l’entreprise
Un autre avantage du service proposé par Bob-le-Bot est qu’il est paramétrable et contrôlable directement par vos collaborateurs.
Ainsi, à l’issue d’une courte formation, ceux-ci seront capables de le paramétrer en fonction de leurs besoins : indisponibilité momentanée, horaires d’attention, modalités de transferts des appels et des informations sur les appelants, etc.