Peut-on faire prendre des rendez-vous avec un agent virtuel ?

Saviez-vous qu’en moyenne, un manager consacre 4,5 heures hebdomadaires à la planification des rendez-vous ? Soit plus de 11 % d’une semaine de travail de 40 h ! Dans ce contexte, on comprend mieux l’utilité potentielle d’un agent virtuel à intelligence artificielle. Certains d’entre eux sont désormais capables de gérer votre agenda de manière irréprochable, y compris les échanges avec les personnes convoquées et invitées. Dites adieu aux échanges de mails pour fixer vos rendez-vous et pour remédier aux conflits d’horaire.

Il existe 3 façons de prendre des rendez-vous qu’il faut prendre en compte. Soit la demande de rendez-vous se fait

1. par mail uniquement,
2. par téléphone,
3. par téléphone et/ou par mail

Pour chaque cas de figure, le chatbot utilisé pourra être de nature différente.

Les étapes à suivre pour prendre un rendez-vous avec un agent virtuel

Les 5 étapes à suivre pour une prise de rendez-vous par mail avec un chatbot

1. Procurez-vous une solution d’assistant virtuel intelligent à l’aide d’un fournisseur spécialiste de chatbots.
2. Mettez l’assistant virtuel en copie à chaque fois que vous contactez une personne pour fixer rendez-vous.
3. Dans le corps du message, ajoutez une phrase à l’assistant à IA comme quoi il faut fixer un rendez-vous. C’est ici que vous laissez la main.
4. Votre agent virtuel reprend les échanges avec la/les personne/s que vous devez rencontrer en leur proposant des créneaux disponibles dans votre agenda.
5. Une fois le rendez-vous fixé, l’assistant virtuel enverra la confirmation à toutes personnes concernées.

Les 3 étapes à suivre pour une prise de rendez-vous par mail avec un agent conversationnel:

1. Procurez-vous une solution d’agent conversationnel intelligent à l’aide d’un fournisseur spécialiste de ce type de chatbot vocal (Bob-leBot, par exemple ☺).
2. Assurez-vous de donner accès à vos calendrier à l’agent conversationnel.
3. Votre agent conversationnel dialoguera directement avec votre interlocuteur pour valider directement le rendez-vous suivant les créneaux disponibles dans votre agenda.
4. Une fois le rendez-vous fixé, l’assistant virtuel enverra la confirmation à toutes personnes concernées.

Dans le cas, où vous souhaitez pouvoir faire prendre vos rendez-vous par un agent virtuel aussi bien par mail que par téléphone, dans ce cas il est recommandé de partir d’un agent conversationnel capable de dialogue. Ces derniers ont souvent la capacité à gérer également l’écrit.

Attention, dans chaque cas, il convient que votre agenda soit bien tenu à jour. L’intelligence artificielle d’un robot ne peut pas deviner les rendez-vous que vous avez pris de votre côté si vous ne les avez pas notés.

Mise en place et gestion des chatbots pour la prise de rendez-vous

Oui, les fournisseurs spécialistes en conception et gestion de chatbots proposent aujourd’hui des solutions à intelligence artificielle de plus en plus complètes.
Oui, un robot conversationnel avec la fonctionnalité de prise de rendez-vous saura vous faire gagner un temps considérable et ce, sans vous demander beaucoup d’effort.

Mais tout n’est pas toujours si simple …

D’abord, il faudra prendre grand soin à ce que l’accès à vos calendriers soit fluide. L’agent virtuel doit pouvoir se connecter à votre agenda pour en extraire les données et doit pouvoir enregistrer dessus, et éventuellement doit pouvoir informer d’autres participants concernés par cette réunion. Il peut y avoir, par exemple, des problématiques de sécurité ou de pare-feu qu’il faudra résoudre.

Ensuite, on le redit, votre agenda (et celui des autres participants) devra être mis à jour.

Enfin, la mise à jour des calendriers et des prises de rendez-vous demande une maintenance continue. Rien n’est figé, tout évolue. Et il faudra le prendre en compte en vous assurant que la maintenance du module de prise de rendez-vous de l’agent conversationnel est bien prise en compte par vos équipes et/ou votre fournisseur.

Ceci dit, rapidement, l’assistant virtuel aura à la maîtrise de vos disponibilités et indisponibilités. Vous pourrez lui spécifier vos préférences, par exemple si vous ne souhaitez pas de rendez-vous avant ou après une certaine heure de la journée, le temps de pause minimum entre deux rendez-vous, ou encore vos lieux de rendez-vous préférés.

Les bénéfices de la prise de rendez-vous automatique à l’aide d’un agent virtuel à l’IA

Les étapes initiales effectuées en quelques clics, la gestion par intelligence artificielle de votre agenda est prête à démarrer. A partir de ce moment-là, vous allez mettre l’adresse de votre agent virtuel intelligent en copie de chaque message évoquant le besoin de prendre rendez-vous. N’oubliez pas de le mentionner à vos interlocuteurs adressés, afin d’éviter toute confusion. L’ajout d’une phrase dans le message indiquant à l’agent virtuel de fixer le rendez-vous suffit – il va prendre le relai sur les échanges.

Sans saturer votre messagerie avec le flux de mails entre votre agent IA et vos interlocuteurs, l’assistant virtuel va proposer des créneaux horaires et des lieux de rendez-vous jusqu’à l’obtention d’un accord de toutes les personnes à inviter. L’agent virtuel intelligent emploiera sans exception un langage poli et accueillant avec vos interlocuteurs. Il est parfaitement incapable de s’énerver ou d’impatienter, en revanche il ne passe jamais à côté d’une information.

Au moment de fixer le créneau et le lieu du rendez-vous, l’agent virtuel enverra une invitation à tous vos interlocuteurs, comprenant les informations pratiques. En parallèle, il ajoutera le créneau dans votre agenda personnel et vous en avertira.

Souhaitez-vous avancer, reporter, ou annuler un rendez-vous dans votre agenda ? Il suffit de passer le message à votre assistant virtuel intelligent. Il fera toutes les démarches nécessaires et vous confirmera l’organisation de votre nouveau planning dès que les horaires modifiés seront fixés avec vos interlocuteurs. En attendant, vous pourrez à tout moment lui demander où en est la réalisation des modifications demandées et il vous fera un reporting clair et complet.

Dans un style plus excentrique, si un jour vous devez libérer votre agenda de tout le programme de la journée et recaler les rendez-vous sur d’autres dates, il suffit de l’exprimer à votre assistent virtuel maître de l’agenda. Il se mettra au travail pour faire de votre souhait la réalité !

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